Como Melhorar A Eficiência E A Produtividade Ou Como Se Organizar?

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 15:52

Se você olhar para uma pessoa moderna, é fácil ver que a velocidade e a complexidade das coisas que agora precisam ser tratadas na vida se multiplicaram com o volume de coisas que precisavam ser feitas há 50 anos.

As pessoas estão com pressa, mas não a tempo. A vida da pessoa média é preenchida com vários mensageiros, serviços sociais. redes, e-mail e dezenas de outras distrações que afetam a eficiência e a produtividade todos os dias. Enquanto isso, eficiência pessoal e produtividade são a chave para o sucesso, o nível e a qualidade de sua vida depende delas.

Existem apenas 24 horas em um dia. O sucesso é o equivalente ao que você fez naquele tempo. Portanto, muitos sonham com as 25 e 26 horas do dia. Mas, para ter sucesso, não é necessário alterar o cronômetro natural. Basta reconsiderar sua abordagem de trabalho, e é isso que faremos neste artigo:

- O jogo deve valer a pena … Você não deve se perder em coisas sem sentido e sem importância. Imagine quanto tempo você terá se eliminar tarefas rotineiras e desnecessárias de sua programação.

- Trabalho por resultados … Qual é o seu objetivo? O que você gostaria de alcançar no final do ano? Surpreendentemente, poucas pessoas podem responder claramente a essas perguntas. Decida o que você quer (lançar uma startup, conseguir uma promoção, aumentar os ganhos, etc.) e com confiança vá em direção ao seu objetivo, dedicando pelo menos três horas por dia para trabalhar nisso.

- Limpeza do espaço de trabalho. Organize seu local de trabalho. Uma área de trabalho desordenada torna difícil para você se concentrar, porque em uma atmosfera de caos, é difícil concentrar sua atenção nos detalhes do trabalho à frente. Organize os papéis e arquive as pastas desnecessárias. Isso o ajudará a organizar seus pensamentos e a concluir com eficácia a tarefa em questão.

- Status da transmissão. O conceito de fluxo foi desenvolvido pelo professor de psicologia Mihai Csikszentmihalyi. De acordo com sua pesquisa, um estado de fluxo ocorre quando um problema é difícil, solucionável e interessante. Se a tarefa que você tem a fazer é muito difícil, você não sabe como abordá-la, então você é tomado pela ansiedade. Se, ao contrário, a tarefa é muito fácil, você fica entediado, nem quer fazer.

Para trabalhar o estado de fluxo, encontre um lugar isolado (um escritório ou um café perto do escritório - não importa) e mergulhe no processo. Nesse caso, tarefas do mesmo tipo devem ser agrupadas e resolvidas em blocos.

- Tarefa única … A multitarefa não aumenta, mas diminui o desempenho pessoal. Pelo contrário:

1 Ela é exaustiva. Quando você se agarra a uma coisa ou a outra o dia todo, mas não vê o resultado, você se sente completamente oprimido. Em vez de satisfação com as tarefas concluídas - frustração e estresse.

2 Atinge a qualidade. Fazendo várias coisas ao mesmo tempo, existe uma grande probabilidade de errar em uma delas (ou em cada uma delas). Como resultado, você terá que refazer e incorrer em perdas (temporárias, financeiras, etc.).

3 Ela destrói os laços sociais. Quanto mais informações fluem, mais difícil é gerenciá-las. Se você está escrevendo uma carta para seu parceiro e ao mesmo tempo falando com sua esposa ao telefone, não se surpreenda quando ouvir de ambos que você é falso ou desatento.

Para ser mais eficiente, mude para o modo de tarefa única.

- Planejamento diário … Trabalhar sem um objetivo específico não tem sentido, portanto, antes de iniciá-lo, faça um plano de ação para o dia. Reserve 15 minutos para anotar suas tarefas atuais e classificá-las. Depois disso, você pode voltar ao trabalho com segurança, suas tarefas serão sistematizadas e suas ações serão ordenadas. Muitas pessoas percebem o planejamento como uma perda de tempo, mas quem o utiliza sabe o quanto aumenta a produtividade profissional.

- A regra de dois minutos … Se a tarefa demorar menos de 2 minutos, basta executá-la! Adiamos dezenas de coisas que podem ser feitas em literalmente 2 minutos para mais tarde, aumentando todo um problema delas. Leve o lixo para fora, responda a uma mensagem, ligue para o help desk - a lista de itens de tarefas pendentes de dois minutos pode continuar indefinidamente. Sim, nem todas as tarefas aparentemente simples demoram exatamente 2 minutos. Mas quanto menos você “se reúne com o espírito”, mais tempo sobra diretamente para a atividade.

- Prioridade … Não há muito tempo durante o dia para acompanhar tudo, por isso é importante definir as prioridades certas em seu trabalho. Tente concluir as tarefas mais urgentes e importantes primeiro.

- Vácuo de informação … Desconecte seu telefone e não verifique sua caixa de entrada de e-mail. Se você está planejando iniciar uma tarefa difícil, tente se concentrar nela tanto quanto possível. Proteja-se contra chamadas, mensagens SMS e e-mails que distraem. Parece que cada uma dessas ações levará apenas alguns minutos, mas sua linha de pensamento será interrompida. Portanto, você terá que gastar mais tempo e esforço para concluir a tarefa principal.

- Prazos … Muitas pessoas acham os prazos horríveis, porque se eles não forem cumpridos, haverá problemas. Na verdade, os prazos são uma grande disciplina, o que significa que eles ajudam você a atingir seus objetivos. Ao assumir um caso particular, certifique-se de indicar a hora de seu início e fim. Sabendo o prazo para o término da obra, ficará mais fácil para você planejar e alocar seus esforços e tempo. Mas tenha cuidado - não estabeleça prazos “superdimensionados”. Lembre-se: o trabalho preenche todo o tempo que lhe é reservado (Lei de Parkinson).

- O descanso é acima de tudo. Apenas os robôs podem trabalhar sem interrupção, e mesmo esses falham com o tempo. No entanto, muitos de nós nos sentimos culpados se, por exemplo, tomarmos café por muito tempo no almoço. Uma pessoa não pode ser 100% produtiva o dia todo. A concentração é como um músculo - você precisa de descanso para trabalhar com eficácia. Uma pausa de 15 minutos "reiniciará" seu cérebro e você estará pronto para realizar as tarefas novamente com a concentração e dedicação adequadas.

- Corte fino … Divida uma tarefa grande em várias tarefas menores. Uma tarefa complexa geralmente exige muito tempo e esforço. Para tornar mais fácil lidar com a tarefa em mãos, divida-a em várias tarefas intermediárias. Isso ajudará a distribuir uniformemente seus pontos fortes e em cada um desses estágios para ver os resultados do trabalho realizado. Isso tornará o processo mais rápido!

- Use tecnologia. Os avanços tecnológicos do século passado tornaram muito mais fácil concluir mais tarefas em menos tempo. Portanto, esteja receptivo às novas tendências, dispositivos e programas emergentes. Por que não aproveitar uma fonte de ganhos de produtividade.

- A magia dos números. Você pode influenciar melhor a situação quando a entende por meio de números. Acompanhe todos os indicadores importantes para você. Por exemplo, desde o número de horas trabalhadas e os relatórios elaborados até a produtividade por hora de trabalho. Use um sistema de relatórios, software de gerenciamento de projeto, SharePoint, planilhas de compartilhamento do Google Docs, um planejador ou apenas um quadro branco para rastrear importantes métricas da equipe.

Seguindo essas diretrizes simples, você pode aumentar sua eficiência e produtividade trabalhando menos - conseguindo mais.

Se você deseja formar seu próprio sistema de auto-organização que permite que você seja preguiçoso e não exija violência contra você mesmo, o programa o ajudará nisso: AUTO-ORGANIZAÇÃO PARA FITAS SEM VIOLÊNCIA.

Bem, se você decidir bombear a auto-organização ao máximo, familiarize-se com este programa: AUTO-ORGANIZAÇÃO AVANÇADA.

Isso é tudo. Até a próxima vez. Sinceramente Dmitry Poteev.