Reunião De Estilo De Coaching. Os Segredos Da Comunicação Empresarial Eficaz

2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 15:52

Certa vez, como um novato chefe do departamento de pessoal da produção, eu esperava ansiosamente a primeira reunião da gerência da fábrica. Eu imaginei o quão produtivo a equipe de gestão trabalharia para o bem da equipe.

Meu subordinado, um inspetor do departamento de pessoal, que trabalhou aqui por quase 50 anos, não compartilhava de minhas expectativas brilhantes. “Não se surpreenda que o departamento de pessoal seja responsabilizado por todos os problemas da fábrica. Não fique chateado com este estado de coisas, os líderes precisam desabafar e encontrar os culpados. E o formato da reunião será mais como um bazar do que uma reunião organizada de colegas que precisam chegar a uma decisão comum."

Na verdade, a reunião me impressionou pela falta de construtividade. Todos falavam praticamente ao mesmo tempo, sem se ouvir e sem se lembrar da agenda. Como resultado, questões “candentes” permaneceram sem solução e todo o tempo foi gasto discutindo detalhes insignificantes. Dez anos se passaram desde então, mas, de acordo com gerentes de várias empresas, reuniões semelhantes ainda estão sendo realizadas.

O que posso recomendar como coach para manter as reuniões construtivas e eficazes? Considere a solicitação e procure as melhores práticas para implementá-la. Em primeiro lugar, analise se você realmente precisa conduzir uma reunião ou pode fazer com outro formato de comunicação interna?

Quando realizar a reunião?

1. Há uma necessidade de uma discussão em equipe sobre um problema ou tarefa

2. É necessário compartilhar informações importantes com a equipe e ouvir a opinião de seus membros sobre o assunto.

3. Deseja coletar o máximo de ideias e pontos de vista sobre uma questão importante

4. Há um problema que afeta os objetivos da maioria de seus subordinados.

5. Você sabe que a equipe gostaria de se reunir e resolver conjuntamente algum problema, ao mesmo tempo que distribui a responsabilidade por sua implementação

Quando você não deve realizar uma reunião?

1. Faz sentido usar outras ferramentas de comunicação sem reduzir o desempenho

2. A tarefa é urgente / importante, e o atraso em resolvê-la pode ser muito caro

3. A questão é muito pessoal para trazê-la para discussão pública

4. Não há tempo suficiente para preparar e conduzir a reunião

5. Quer usar a reunião como uma ferramenta para punir alguém de seus subordinados

Todos os dez pontos podem ser resumidos em uma frase. Dirija uma reunião quando houver necessidade de trabalho em equipe e não faça nenhuma reunião se não houver tal necessidade.

10 dicas para reuniões eficazes

Alvo. Determine para que finalidade você precisa para organizar uma reunião? Quais resultados e de que forma você deseja obter ao final da reunião? Existem decisões a serem feitas? Que dificuldades podem surgir e como neutralizá-las? Até que ponto os objetivos dos participantes da reunião coincidem / diferem? Os conflitos de metas são possíveis? Quanto mais cuidadosamente o primeiro estágio for elaborado, menos resistência surgirá durante a reunião

Participantes. A composição dos participantes da reunião é formada em função de seus objetivos. Convide aquelas pessoas que podem dar uma contribuição realmente importante para a discussão dos problemas da reunião. Teste suas motivações para recrutar um grupo de trabalho, você está transformando as reuniões em um teatro de um ator (você)? É realmente essa formação que será produtiva? Vale a pena mudar constantemente a composição dos participantes, formando-a individualmente para cada reunião. Isso ajudará o gerente a evitar a rotina e a impactar positivamente a dinâmica do grupo

Formato. Escolha o melhor formato de reunião dependendo de suas tarefas. Se você precisar, por exemplo

1) informar a equipe sobre as inovações

Conduza uma “reunião - mensagem informativa”. A tarefa de tal reunião é informar os participantes tanto quanto possível sobre as mudanças que se aproximam, o objetivo é reduzir a resistência. Uma boa ferramenta para ajudar um líder seria uma análise SWOT.

2) definir tarefas e atribuir responsabilidades

"Ordem de reunião". Um formato bem estruturado e claro, controle da situação, o objetivo é distribuir a responsabilidade pelos participantes de forma independente. Isso reduzirá o nível de diretividade que pode interferir no desempenho de qualidade das tarefas.

3) chegar a uma decisão comum

Organize uma "reunião-negociação" durante a qual você ouvirá as opiniões de todos os participantes. Estratégia de reunião ganha-ganha, o papel do líder é o moderador. As ferramentas deste formato são brainstorming, pesquisa de várias posições, pesquisa com cartões, esquema de análise de problemas, etc.

Esquema de Análise de Problema, T. Edmüller

4) combinar para resolver o problema

A reunião de mediação é o formato ideal para tal reunião. É muito importante encontrar um moderador que goze da autoridade da equipe. Um líder nem sempre é a melhor escolha. É muito mais eficaz convidar um especialista externo (mediador, coach, consultor)

5) coletar ideias

“Meeting - Brainstorming” será 100% a melhor solução neste caso. O principal neste formato é seguir as regras e o algoritmo de brainstorming. E também, manter um clima de franqueza e descontração, lembrando que a crítica mata a eficácia de tais reuniões

6) melhorar a competência

"Reunião-aprendizagem". Este formato permite que o líder atue como treinador ou treinador. Compartilhe informações úteis com os subordinados, discuta-as e planeje como você as implementará na funcionalidade diária. Uma boa descoberta para os gerentes serão as reuniões de 30 minutos várias vezes por semana / mês, organizadas por eles especificamente para o desenvolvimento de subordinados. Uma competência - uma técnica de desenvolvimento - um plano de ação é um algoritmo aproximado para tais reuniões

Um lugar. O local onde você se reunirá com sua equipe é determinado pelo propósito e pelo formato da reunião. O formato de treinamento e “reuniões de mediação” podem exigir salas de diferentes tamanhos e equipamentos. Pense nisso com antecedência. Também é necessário que os participantes possam se ver e fazer contato visual com o líder da reunião

Plano. Seu plano de reunião deve ser por escrito. Na verdade, esta é uma agenda que inclui os seguintes itens

- data, hora, local

- o objetivo da reunião

- questões a serem discutidas

- o resultado desejado da reunião e sua forma

- formato

- o iniciador e quem está realizando a reunião

- uma lista de participantes, incluindo os convidados de fora

Envie o plano de reunião para os participantes da reunião, eles podem querer adicionar suas perguntas. Para economizar tempo, você pode resolver vários problemas em uma reunião

Regras. As regras básicas para a realização de reuniões são definidas pela equipe e podem variar de reunião para reunião. Mas existem regras permanentes, como cumprimento de prazos, acordos com tomadores de decisão, restrições impostas pela política da empresa, acordos sobre gestão de conflitos, etc

Protocolo. Esta é uma espécie de resumo do encontro, que descreve todos os seus pontos principais. É elaborado pelo secretário da reunião, com base nas notas feitas durante a reunião. As atas são assinadas pelo líder, pelo secretário da reunião, bem como pelos principais participantes (os indicados no plano de ação). Uma cópia da ata é enviada a todos os participantes da reuniã

Tempo. A gestão do tempo é um dos principais aspectos da eficiência de reuniões. Inicie sempre a reunião na hora marcada, pois mais tarde não conseguirá atingir a pontualidade. Defina prazos para todos os pontos do plano e monitore sua implementação. Siga a regra 60x20x20:

Gaste 60% do seu tempo em questões urgentes / importantes.

Dedique 20% do tempo a tópicos imprevistos e questões urgentes emergentes

Aloque 20% do tempo para os chamados. necessidades sociais - intervalos, almoços, conversas, etc.

O fim. Para encerrar bem a reunião, faça um balanço do trabalho em equipe. Observe o que a equipe alcançou, analise os pontos do plano desenvolvido, certifique-se de que todos os presentes entendam e apoiem o que foi planejado. No final da reunião, gere uma notificação resumida que será enviada a todos os participantes da reunião, incluindo aqueles que estão ausentes. Registre nele uma lista de participantes, as principais questões para discussão, as decisões tomadas, um plano de ação e os responsáveis por cada um de seus pontos, prazos, pontos de controle, a data da próxima reuniã

O controle. Situações em que tudo termina com uma reunião não são incomuns. Para agir, você precisa de desejo e motivação, bem como controle sobre a implementação das decisões. Defina os pontos de controle e os responsáveis por eles diretamente na reuniã

Dificuldade em realizar reuniões

1. Conflito

Durante as reuniões, muitas vezes surgem situações de conflito. Às vezes, eles explodem tanto que a reunião se transforma em uma torrente de acusações mútuas e ataques pessoais. O que o gerente deve fazer neste caso?

- Adiar a discussão do polêmico assunto e resolvê-la posteriormente, no âmbito desta reunião. Nesse momento, as paixões irão diminuir e os participantes serão capazes de se expressar de forma construtiva.

- Traduzir a solução para o problema em um formato individual e se reunir com as partes em conflito fora da assembleia geral

- Resolva a questão e convide para considerá-la na próxima reunião

- Ofereça um compromisso

2. Barreiras de comunicaçã

Conselhos, ameaças, críticas, reprovações, "diagnósticos" e rotulagem, recomendações, ordens, clichês e linguagem comum podem servir como obstáculos para uma reunião. Barreiras de comunicação causam resistência e antipatia. É importante que o líder perceba essas coisas e chame a atenção dos membros do grupo de trabalho para elas. Para remover barreiras à comunicação, crie uma regra de trabalho adicional a esse respeito. E também melhorar sistematicamente a competência de comunicação da equipe

3. Erro

Desvantagens e erros na condução das reuniões podem ser percebidos em qualquer empresa. Os mais típicos são:

- não cumprimento das metas estabelecidas

- não conformidade com os regulamentos

- falta de informação para os participantes da reunião

- mantendo os funcionários no tempo mais produtivo

- pressão da cabeça ou vice-versa, passividade e conivência

- inação após a reunião

Suas reuniões podem se tornar um valioso recurso de gerenciamento ou um buraco negro no qual o tempo se dissolve sem deixar rastros. A escolha é sua.